Näin varmistamme palkanlaskennan virheettömyyden joka kuukausi

Palkanlaskenta on yksi organisaation tarkimmista ja vastuullisimmista prosesseista, ja silti juuri se, jonka onnistuminen jää usein huomaamatta. Kun palkka maksetaan ajallaan ja oikein, kaikki toimii kuten pitääkin. Mutta yksikin virhe voi pahimmillaan päätyä valtakunnan uutisiin.

Greenstepillä ajattelemme, että virheettömyys ei ole sattumaa, vaan johtamisen tulos. Laatu ei ole yksittäinen aineiston tarkistus ennen palkaapäivää, vaan jatkuvasti mitattava ja kehitettävä kokonaisuus, joka ulottuu jokaiseen prosessin vaiheeseen.

Järjestelmällinen seuranta on laadun ydin

Säännöllinen laadunseuranta on palkanlaskentamme kulmakivi. Jokainen prosessi mitataan, raportoidaan ja analysoidaan, jotta mahdolliset poikkeamat huomataan ennen kuin ne ehtivät vaikuttaa asiakkaidemme työntekijöiden palkkoihin.

Käsittelemme yli 30 000 palkkalaskelmaa kuukaudessa, ja niiden oikeellisuus on keskimäärin 99,6%. Tämä luku ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii systemaattista seurantaa ja jatkuvaa prosessien kehittämistä. Kun poikkeama havaitaan, sen syy tutkitaan ja korjaava toimenpide tehdään heti – ei seuraavassa auditoinnissa, vaan välittömästi.

Automaatio tukee laatua, mutta ei korvaa ihmistä

Automaation tarkoituksena ei ole poistaa ihmistä prosessista, vaan tehdä hänen työstään mukavampaa ja parempaa.

Hyödynnämme laajasti automaattisia tiedonsiirtoja ja integraatioita, jotka vähentävät manuaalista työtä ja ehkäisevät virheitä jo ennen kuin ne syntyvät.

Ohjelmistorobotit (RPA) hoitavat toistuvia tarkistuksia, kuten täsmäytyksiä ja tietojen vertailua, jotta asiantuntijamme voivat keskittyä tietojen tulkintaan ja asiakkaidemme neuvontaan. Näin laatu ei lepää yksittäisten tekijän tarkkuuden varassa, vaan rakentuu automaation ja ihmisosaamisen yhteispelistä.

Tekoäly ja analytiikka pitävät datan eheänä

Kun käsitellään kymmeniä tuhansia palkkalaskelmia kuukaudessa, datan tarkkuus on kriittistä.

Siksi hyödynnämme tekoälyä ja analytiikkaa datan tarkastuksessa ja täsmäytyksessä. AI havaitsee poikkeamat ja ristiriitaisuudet, joita ihmissilmä ei välttämättä huomaa, ja ohjaa asiantuntijan tarkistamaan ne ennen palkkojen maksua.

Tämä tekee laadunvarmistuksesta reaaliaikaista: ongelmat eivät kasaudu, vaan ratkeavat jo ennen kuin ne ehtivät eskaloitua suuriksi virhetilanteiksi.

Tietoturva ja viestintä kulkevat käsi kädessä

Virheetön palkanlaskenta ei ole vain oikeita lukuja, vaan myös turvallista ja selkeää viestintää. Greenstepillä aineistojen jakaminen, viestintä ja hyväksynnät tapahtuvat Greenstep Hubin kautta, joka on osa ISO 27001-sertifioitua järjestelmäkokonaisuuttamme ja näin erittäin tietoturvallinen alusta.

Greenstep Hubin avulla tieto kulkee hallitusti, ja asiakas näkee yhdestä paikasta kaikki palkkahallintoon liittyvät dokumentit ja viestit. Tämä vähentää väärinkäsityksiä ja tekee yhteistyöstä asiakkaidemme kanssa sujuvaa ja läpinäkyvää.

Jatkuva kehittäminen pitää laadun korkealla

Laadun varmistaminen ei ole projekti, jolla on alku ja loppu, vaan jatkuva prosessi.

Kehitämme palkanlaskentaan liittyvää osaamista, prosesseja ja järjestelmiä säännöllisesti, niin henkilö- kuin yritystasolla.

Greenstepin palkka-asiantuntijat kouluttautuvat jatkuvasti Greenstep Academyssa, ja palautteen perusteella parannamme prosessejamme proaktiivisesti. Tämä varmistaa, että laatu ei pysähdy paikalleen, vaikka järjestelmät ja sääntely muuttuisivat.

Korkea laatumme näkyy asiakastyytyväisyydessä

Paraskaan prosessi ei riitä, ellei se tunnu asiakkaasta sujuvalta. Siksi mittaamme asiakastyytyväisyyttä kahdesti vuodessa ja kysymme palautetta jokaiselta asiakkaaltamme.

91 % asiakkaistamme on tyytyväisiä tai erittäin tyytyväisiä palkanlaskentapalveluumme (edellinen mittaus toukokuussa 2025). Tulos kertoo, että järjestelmällisyys ja läpinäkyvyys eivät ole vain lupauksia, vaan ne näkyvät asiakkaidemme arjessa luottamuksena ja mielenrauhana.

Laatu syntyy ihmisistä, prosesseista ja teknologiasta

Greenstepillä laatu ei ole yksittäinen tarkistuslista, vaan tapa toimia. Kun automaatio, analytiikka ja osaavat ihmiset yhdistyvät, syntyy palkanlaskentapalvelu, joka toimii luotettavasti – kuukausi toisensa jälkeen.

Haluatko palkanlaskentaa, jonka laatuun voit luottaa joka palkkapäivä? Ota yhteyttä asiantuntijoihimme niin jutellaan, miten voimme varmistaa saman tason tarkkuuden ja asiakastyytyväisyyden myös teidän kanssanne.