Ouran kokemuksia Greenstep Hubista: Luotettavaa viestintää ja helppoa tiedonsiirtoa

Greenstep Hub on asiakasportaali, joka helpottaa asiakkaan ja Greenstepin välistä yhteistyötä. Tällä hetkellä Hubia käyttää jo yli 500 asiakastamme. Yksi näistä on älysormuksia valmistava Oura, jonka palkanlaskentaa olemme hoitaneet jo lähes kymmenen vuoden ajan. Haastattelimme Ouran palkkayhteyshenkilö Heidi Immosta, joka kertoi , miten arki on muuttunut Hubin käyttöönoton myötä.

Ennen Greenstep Hubin käyttöönottoa Ouran yhteistyö Greenstepin palkkatiimin kanssa tapahtui pääosin sähköpostitse. Palkanlaskentaan liittyy aina paljon luottamuksellisia keskusteluja sekä tiedostojen siirtoa. Kummankin osapuolen tulee olla valppaana, jotta viestit lähtevät oikeille henkilöille – inhimillisiä ihmisiä kun olemme kaikki. Nyt Greenstep Hubin myötä sähköpostista on päästy eroon. Nykyään palkkapalveluun liittyvä keskustelu ja tiedostojen siirto tapahtuu Greenstep Hubissa, joka on varmasti tietoturvallinen ympäristö. Kummankaan osapuolen ei siis tarvitse miettiä, mitä viestejä salata ja mitä ei.

”Minulle palkkayhteyshenkilönä Hub on tärkeämpi työkalu kuin sähköposti” -Heidi Immonen / Oura Health

Luotettavampaa ja helpompaa viestintää

Greenstep Hubin käyttöönotto on tuonut lisäarvoa palkkahallinnon arkeen. Hubia käytettäessä asiakas voi aina luottaa siihen, että viesti menee perille – joko nimetylle greenstepiläiselle tai häntä tuuraavalle henkilölle. ”On hienoa, että kaikki pääsevät näkemään viestini Greenstepin päässä. Nyt ei tarvitse huolehtia siitä meneekö viesti perille, jos palkanlaskijamme on sairaana”, Immonen kiittelee.

Ouralle erityisen tärkeää palkkapalvelussa on luotettavuus ja ajantasainen tieto. Immonen kuvaa muutosta seuraavasti: ”Kun lähetän Greenstepille viestin, näen Hubista reaaliaikaisesti, onko tiimi nähnyt sen vai ei. Kun asia etenee Greenstepin päässä, viestin status muuttuu näppärästi. Näin en tarvitse palkanlaskijalta erikseen kuittausta, onko viesti nähty tai otettu käsittelyyn.”

Myös Hubin hakutoiminnallisuus saa Immoselta kehuja: ” Pidän erityisesti Hubin hakutoiminnosta. Palkanlaskennassa kädet ovat usein täynnä ja välillä on hankalaa muistaa, olenko jo ilmoittanut tietystä asiasta jo Greenstepille. Hakemalla Hubista esimerkiksi työntekijämme nimellä, huomaan mikäli viesti on unohtunut laittaa. Mikäli viesti löytyy, näen nopeasti Greenstepin vastauksen eikä samaa asiaa tarvitse kysyä uudelleen.”

Sujuva käyttöönotto

Ensimmäiset pilottiasiakkaat alkoivat käyttää Hubia joulukuussa 2023. ”Olin juuri aloittanut Ouralla, kun palkkatiimimme kertoi mahdollisuudesta lähteä mukaan käyttämään Hubia. Halusin alusta asti varmistaa, että meillä on mahdollisimman sujuvat prosessit palkanlaskennan arjessa. Ajattelin, että nyt jos koskaan opetellaan uusi toimintatapa. Hub vaikutti järkevältä idealta”, Immonen kertoo.

Greenstep Hubin käyttöönotto sujui Immosen mukaan helposti. Ensimmäisenä palvelun ehdot kuitattiin ja sen jälkeen käytön pystyi aloittamaan välittömästi. Admin-käyttäjänä Immonen pystyy kutsumaan Ouralta myös muita käyttäjiä alustalle.

Jotta Hubissa olevat viestit eivät jää huomaamatta, sähköposti-ilmoituksia voi muokata käyttäjäkohtaisesti. ”Saan jokaisesta Hubiin tulevasta viestistä välittömästi ilmoituksen, ja välillä niitä tulee aika paljon. Toinen käyttäjämme kytki omat ilmoitukset pääasiassa pois päältä, sillä hän on Greenstepin kanssa tekemisissä harvemmin. Tuuraustilanteissa on kuitenkin hienoa, että hänellä on pääsy viesti- ja dokumenttihistoriaan”, Immonen kertaa.

Miksi Hub käyttöön?

Immonen suosittelee Greenstep Hubia, sillä se on yksinkertainen toiminnallisuudeltaan ja helppo käyttää. Kaikki tarvittava tieto on yhdessä paikassa tietoturvallisesti, ja kaikki, jotka kuuluvat päästä osaksi tietoja, pääsevät näkemään sen. Immonen näkee Hubin kehittyvän nopeaan tahtiin: ”Softa on kehittynyt tosi paljon lyhyessä ajassa – palautetta kuunnellaan proaktiivisesti.”

Greenstep investoi Hubin kehittämiseen merkittävästi nyt ja jatkossa. Julkaisemme aktiivisesti uusia toiminnallisuuksia, ja reagoimme myös käyttäjien palautteseen nopeasti. Viime aikoina olemme vastanneet monien asiakkaiden ja Greenstepiläisten toiveisiin: ”Eniten kiitosta on saatu ilmotusasetusten joustavuudesta ja käyttäjän tägäyksestä viesteihin. Käyttäjiä voidaan nykyään myös jakaa eri tasoisiin ryhmiin heille kuuluvien oikeuksien mukaan. Esimerkiksi kirjanpidon parissa osa henkilöistä saa nähdä vain ostoreskontaan liittyvät asiat”, kertoo Ville Sammalkorpi Hubin kehitystiimistä.

Siirtymä Hubiin tapahtuu vuoden 2024 aikana

Hub otetaan käyttöön asiakkuuksissamme porrastetusti vielä tämän vuoden aikana.