Varkauden kaupunki tehosti ostolaskujen hallintaa ja paransi prosessien näkyvyyttä

Varkauden kaupungin talousjohtaja Matti Mentilä on toiminut kaupungin palveluksessa noin kaksi vuotta. Hän painottaa prosessien tehostamisen ja toiminnan kehittämisen tärkeyttä julkisessa hallinnossa.

Greenstepin ja Varkauden kaupungin yhteistyön tavoitteena oli löytää keinoja tehostaa ostolaskujen käsittelyprosessia ja vähentää hukkatyötä. ”Me emme pystyneet hahmottamaan nykytilaa ostolaskujen osalta ja tarvitsimme tukea prosessien kartoitukseen“, Mentilä kertoo.

Automaatiokartoituksella tehoa prosesseihin

Tehokkuuden lisäämiseksi työvaiheita lähdettiin selvittämään ostolaskujen automaatiokartoituksella. Palvelun myötä Varkauden kaupunki sai arvokasta tietoa laskuliikenteen reiteistä ja volyymeistä. ”Analysoimme ostolaskuprosessimme: millaisia reittejä myöten laskut kulkevat, mikä on laskujen volyymi ja kuinka se jakaantuu laskuttajien ja laskun summien mukaan”, Mentilä avaa.

Prosessin jäsennelty lähestymistapa mahdollisti keskittymisen yhteen laskuryhmään kerrallaan, kuten esimerkiksi puhelinlaskuihin, joissa käsitellään suuria volyymeja. ”Nyt suunnittelemme käsittelyprosessin lyhentämistä, vaikkakin vain yksi laskuryhmä kerrallaan. Paljon on vielä tekemistä, mutta olen tyytyväinen, että aloimme tämän työn“, Mentilä jatkaa.

Kuntapuolen lainalaisuuksien tuntemus tärkeää

”Yhteistyö on sujunut hyvin ja asiantuntijat ovat hoitaneet toimeksiannon ammattimaisesti“, Mentilä arvioi, ja kiittelee erityisesti sitä, että yhteistyössä on nimetty yhteyshenkilö, jonka kautta kaikki yhteydenpito on hoidettu keskitetysti. ”On tärkeää, että asiantuntijalla on kuntapuolen tuntemusta, vaikka samat lainalaisuudet toimivat niin yritys- kuin kuntapuolellakin”, Mentilä kertoo.

Mentilä suosittelee Greenstepiä lämpimästi: ”Yritys oli entuudestaan tuttu, ja pystyn yhä suosittelemaan Greenstepiä laajan palveluvalikoiman ja toiminnan ammattimaisuuden vuoksi.“ Mentilä näkee yhteistyön tuoneen konkreettisia parannuksia heidän talousprosesseihinsa: Greenstep on auttanut ostolaskujen prosessien lyhentämisessä ja tehostamisessa, ja tärkeimpinä hyötyinä Mentilä nostaa näkyvyyden laskuliikenteestä ja työajan tehokkaamman käytön. Tulevaisuudessa on tavoitteena siirtyä käsittelemään muita laskuryhmiä samalla periaatteella: ”Kun tämä on hoidettu, niin siirrymme seuraavaan ostolaskuryhmään“, hän kertoo ja lisää: ”Jos tämä onnistuu hyvin, niin kyllähän se vaikuttaa merkittävästi koko organisaation tehokkuuteen ja säästöihin. Kierto saattaa lyhentyä jopa 90%“.