Hyvä kumppani varmistaa toimivat tukipalvelut taloushallinnon järjestelmän käyttöönoton jälkeen
Kuvittele tilanne: taloushallinnon uuden järjestelmän käyttöönottoprojekti on ohi. Projektipäällikkö pyyhkii onnen kyyneleitä silmäkulmastaan ja inhouse-kirjanpitäjät lyövät käsiään yhteen - maailma on vihdoin valmis! Todellisuudessa matka on vasta alkanut. Uudesta järjestelmästä saadaan paras hyöty irti vasta, kun sen käyttöä tuetaan jatkuvasti ja prosesseja kehitetään eteenpäin. Moni yritys huomaa pian käyttöönoton jälkeen, että tekninen toimivuus ei yksin riitä, vaan tarvitaan kumppani, joka auttaa varmistamaan työn laadun, kehittää automaatioita työn helpottamiseksi ja tukee käyttäjiä arjen haasteissa.
Miksi tukipalvelut ovat välttämättömiä käyttöönoton jälkeen?
Kun uusi taloushallinnon järjestelmä, kuten Procountor, Netvisor, NetSuite tai Microsoftin ratkaisu on otettu käyttöön, alkavat todelliset haasteet. Prosessit muuttuvat, henkilöstö opettelee uutta ja järjestelmää halutaan sovittaa yrityksen liiketoimintaan. Ilman jatkuvaa tukea on vaarana, että järjestelmän tarjoamat hyödyt jäävät vajaiksi ja palataan vanhoihin toimintamalleihin. Tukipalveluiden avulla yritys voi varmistaa, että käyttöönoton jälkeen järjestelmä pysyy ajan tasalla, virheet minimoidaan ja automaation tarjoama potentiaali otetaan täysimääräisesti käyttöön.
Mitä hyvä tukikumppani tarjoaa?
Hyvä kumppani ei rajoitu vain tekniseen tukeen, vaan se auttaa rakentamaan kokonaisuutta, jossa järjestelmä palvelee liiketoimintaa parhaalla mahdollisella tavalla. Tukipalvelu voi sisältää esimerkiksi käyttäjäkoulutusta, prosessien laadunvarmistusta ja integraatioiden kehittämistä tiedon sujuvampaa liikkumista varten.Greenstepillä tukipalvelu nähdään osana jatkuvaa kumppanuutta: tavoitteena on yhdistää taloushallinnon asiantuntemus ja järjestelmien syvällinen tuntemus niin, että yrityksen arki helpottuu ja tietoa voidaan hyödyntää entistä laajemmin myös liiketoiminnan muissa toiminnoissa.
Prosessien ja laadunvarmistuksen kehittäminen
Yksi tärkeimmistä taloushallinnon tukipalveluista on kirjanpidon laadunvarmistus. Kun järjestelmä on käytössä, tarvitaan jatkuvaa tarkastelua sen varmistamiseksi, että tiedot ovat oikein, prosessit tehokkaita ja raportit luotettavia. Samalla voidaan kehittää uusia toimintatapoja, jotka hyödyntävät järjestelmään saatavia automaatioita tai analytiikkaominaisuuksia entistä paremmin.Greenstepin laadunvarmistuspalvelut keskittyvät sekä prosessien että lopputuloksen oikeellisuuteen, mikä tekee niistä tärkeän osan järjestelmän elinkaarta.
Käyttäjäkoulutus ja muutosjohtaminen
Käyttäjien taitotaso ja osaaminen ratkaisee, kuinka hyvin järjestelmä kokonaisuudessaan toimii. Hyvä kumppani tarjoaa koulutusta, joka ei keskity vain teknisiin toimintoihi, vaan auttaa ymmärtämään järjestelmän roolin osana liiketoimintaa. Käyttäjäkoulutukset, -valmennukset ja -sparraukset ovat erittäin tärkeitä silloin, kun yritys ottaa käyttöön uusia toimintoja tai laajentaa järjestelmän käyttöä esimerkiksi konserniraportointiin tai prosessin osien automatisointeihin.Muutosjohtamisen tuki varmistaa, että järjestelmästä tulee osa arkea, eikä vain irrallinen työkalu.
Automaation ja integraatioiden hyödyntäminen
Taloushallinnon järjestelmien suurin potentiaali piilee automaatioissa ja integraatioissa. Niiden avulla voidaan vähentää manuaalityön määrää, saada prosessit toimimaan tehokkaammin ja parantaa raportoinnin ja analytiikan laatua. Hyvä tukikumppani osaa tunnistaa, mitkä automaatiot kannattaa ottaa käyttöön heti ja miten integraatioit esimerkiksi BI-työkaluihin rakennetaan mahdollisimman tehokkaasti.
Hyvän kumppanin tunnusmerkit
Kun mietit, millainen kumppani tukee yritystäsi parhaiten käyttöönoton jälkeen, kiinnitä huomiota ainakin näihin asioihin:
- Asiantuntemus sekä taloushallinnosta että järjestelmistä
- Kyky tarjota jatkuvaa kehitystä, ei vain ongelmanratkaisua
- Laadunvarmistus ja prosessien optimointi osana palvelua
- Koulutus ja muutosjohtaminen, jotka sitouttavat käyttäjät
- Mahdollisuus hyödyntää automaatioita ja integraatioita yrityksen tarpeisiin
Hyvä kumppani tekee järjestelmästä enemmän kuin työkalun
Järjestelmän käyttöönotto on vasta ensimmäinen askel. Hyvä kumppani varmistaa, että järjestelmästä saadaan kaikki hyödyt irti myös pitkällä aikavälillä – laadunvarmistuksesta automaatioon ja koulutuksesta jatkuvaan kehittämiseen. Kun tukipalvelut on kunnossa, järjestelmä ei ole vain kuluerä, vaan aidosti liiketoimintaa vahvistava työkalu.
