Prosessilouhinta paljastaa toimintasi pullonkaulat ja tehostaa tiimiesi toimintaa
Yritysten operatiivisen johdon, tiimien esihenkilöiden ja erilaisten virtuaalisten tiimien esihenkilöiden yhteinen tavoite on luoda ympäristö ja toimintamallit, jossa kaikki voivat tehdä työnsä mahdollisimman tehokkaasti ja sujuvasti.
Varsinaisen toiminnan, eli prosessien, kannalta tiimirajat ovat kuitenkin häilyviä ja suoritteiden tuottaminen vaatii useita erilaisia ja erisuuntaisia tietovirtoja näiden tiimirajojen yli ja ympäri. Yksikin puutteellinen tai väärä tieto saattaa aiheuttaa kaaosta, selvittelyä ja muita poikkeamamenettelyjä, jotka vievät aikaa varsinaiselta työltä ja täten vähentävät tiimin suorituskykyä.
Toiminnan tehostamisen suurin potentiaali löytyykin usein juuri näistä prosesseista – siitä miten työntekijä pystyy suorittamaan omaa tehtäväänsä sujuvasti ilman ylimääräisiä häiriöitä. Prosessilouhinta paljastaa tehokkaasti nämä poikkeamat, häiriöt ja pullonkaulat, jotta tiimisi voi keskittyä oleelliseen.
Tiedä, mitä tehostat
Ennen kuin prosessia voidaan lähteä optimoimaan, saatika automatisoimaan, on ymmärrettävä, millaisesta kokonaisuudesta on kyse. Ymmärryksen saavuttamisessa käytetään usein apuna jonkinlaisia prosessikuvauksia, eli visualisointeja prosessinkulusta, työvaiheista, vastuista ja muista oleellisista yksityiskohdista. Kuvaus voi olla myös sanallinen dokumentti, mutta visuaalinen kuva on yleensä käytännöllisempi ja helpommin sisäistettävissä. Oletko koittanut esimerkiksi koota huonekaluja pelkkien sanallisten ohjeiden avulla?
Prosessien kuvaamisen huono puoli on kuitenkin se, että siitä usein muodostuu melko raskas, haastava ja aikaavievä tehtävä. Prosessin kuvaamiseen tarvitaan nimittäin useampien henkilöiden panosta, jotta kaikki eri vaiheet ja vastuut tulisi kuvattua riittävän tarkasti ja oikein. Kaiken kukkuraksi asiantuntijoiden haastattelut, usein vanhentuneiden dokumenttien läpikäyminen, kuvantamisen työpajat ja muut aikaavievät menetelmät eivät siltikään välttämättä paljasta kaikkia kiinnostavia variaatioita. Lopputuloksena syntyy prosessikuva, joka näyttää suoraviivaiselta ja toimivalta, mutta ei vastaa reaalimaailmaa.
Tuodaan prosessien kuvaaminen 2020-luvulle
Prosessilouhinta on tuonut prosessien kuvaamisen nykypäivään. Automaattinen prosessikuvantaminen (Automated Process Discovery), saadaan tehtyä tietojärjestelmien tapahtumalokien perusteella ja se antaa välittömästi läpinäkyvyyttä ensimmäisten pullonkaulojen tunnistamiseen.
Tapahtumalokien hyödyntäminen ei ainoastaan tee prosessikuvauksesta automaattista, vaan se tekee siitä myös paljon tarkempaa verrattuna aiempiin, kovin subjektiivisiin, kuvantamistapoihin. Prosessilouhinta mallintaa kuvan jokaisesta prosessivariaatiosta ja huomioi jokaisen poikkeaman, joka matkan varrella on saattanut vaikuttaa prosessin työnkulkuun. Prosessilouhinta antaa täysin objektiivisen kuvan reaalimaailmasta juuri sellaisena, kuin asiat ovat aidosti tapahtuneet. Prosessimalli saadaan päivittymään automaattisesti eli se on aina ajan tasalla.
Prosessilouhinta tuo yrityksen johdolle, esihenkilöille ja muille prosessien kehittäjille selkeän kuvan kehityskohteista ilman aikaavievää esiselvittelyä. Asiantuntijoiden kallisarvoinen työpanos voidaan kohdistaa tavoitetila suunnitteluun, eikä kehitysinto kaadu jo alkumetreillä.
