Järjestön hyvää hallintotapaa etsimässä
Järjestöjen hallinto on kaikkea muuta kuin yksinkertaista – jäsenten hyvää tavoitellessa tulee pitää huolta oikeanlaisista ja reiluista toimintatavoista. Järjestöasiantuntijamme Päivi Lohi-Aalto kertaa olennaisimmat asiat järjestöjen hallituksen tehtävistä.
Tuhansien järjestöjen maa
Järjestöt – mikä mahtava voimavara yhteiskunnassamme ja niin luontainen tapa tehdä hyvää yhteisöissämme. Patentti- ja rekisterihallituksen rekisterissä on lähes 108 000 rekisteröityä järjestöä ja yhdistystä. Jokaisella niistä on omat sääntönsä, rakenteensa ja toimintatapansa. Kaikki haluavat toteuttaa järjestön perustehtävää sekä toimia jäsentensä parhaaksi. Yhdistykset päättävät itsenäisesti sääntöjensä ja yhdistyslain puitteissa, mihin jäsenmaksut käytetään ja kuinka asiat hoidetaan. Yhdistyskokous tai jäsenten valitsema edustuksellinen elin lyö lukkoon järjestön suuntaviivat sekä vuosittaisen toimintasuunnitelman ja talousarvion. Jäsenet siis periaatteessa päättävät, mitä järjestö tekee vuosittain ja kuinka paljon rahaa varataan.
Järjestön hyvä hallintotapa syntyy yhteisymmärryksessä.
Hallitus ei ole vain hallinnollisten rutiinien pyörittämistä varten. Hallitus varmistaa, että toiminnassa mukana olevilla on yhteinen ymmärrys järjestön perustehtävästä, arvoista, jäsenten muuttuvista tarpeista ja keskinäisen kommunikaation periaatteista. Tämä on sitä hyvää järjestön hallintotapaa, jota ei voi tuoda ulkoa. Hallituksen toiminnan ohjenuorat löytyvät järjestön säännöistä sekä yhdessä työstäen ja määritellen. Yhteiselle työskentelylle pitää varata aika ja paikka sekä suunnitelma, jolla hyvän hallitustyöskentelyn periaatteet määritellään. Toimiva ja hyvin organisoitu hallitustyöskentely tukee sitä, että yhteisesti sovitut asiat toteutuvat, järjestöaktiivit pysyvät matkassa ja tieto kulkee jäsenille ja jäseniltä järjestön suuntaan.
Yhteistyön toimivuuden varmistaminen
Toimintasuunnitelma ohjaa hallitusta sen tehtävässä ja päätöksenteossa. Kun hallituksen jäsenet vaihtuvat, on tärkeä löytää yhteinen ymmärrys järjestön tehtävästä, toimintaympäristön muutoksista ja jäsenten tulevaisuuden tarpeista. Kun ihmiset vaihtuvat, myös dynamiikka hallituksen jäsenten kesken muuttuu. Silloin on tarpeen yhdessä määritellä yhteistyön toimivuuden periaatteet tai pelisäännöt. On myös huolehdittava siitä, että hallituksen ja järjestön palkattujen työntekijöiden yhteistyö on sujuvaa.
Greenstep Academystä ohjausta järjestöjen hallitustyöskentelyn tehostamiseen
Asiakaskuntaamme kuuluu jo nyt paljon järjestöjä, joiden hallitustyöskentelyn toimivuutta haluamme olla tukemassa. Hallitustyöskentelyn tehostamisen ohjelmaamme sisältyy järjestön tarpeiden mukaan seuraavia teemoja:
- toimintaympäristön muutosanalyysi
- perustehtävän määrittely ja yhteisen ymmärryksen lisääminen
- toimintaa ohjaavien arvojen määrittely
- toimintasuunnitelman laadinta
- yhteistyön periaatteiden määrittely
- hallituksen ja hallituksen jäsenten vastuut ja velvollisuudet sekä
- järjestöjen toiminnan sääntely.
Asiantuntijoillamme on kokemusta järjestötoiminnasta ja pystymme auttamaan järjestöjä yhteistyön tiivistämisessä, vaihtuvien hallitustoimijoiden perehdytyksessä ja järjestön toiminnan tehostamisessa. Järjestöjen hallinnollista toimintaa helpotamme myös sopivilla ohjelmistoilla – monilla järjestöasiakkaillamme on käytössään Bezala, Greenstepin kehittämä mobiilisovellus kuittien, matkalaskujen ja palkkioiden käsittelemiseen. Bezalan avulla järjestöjen jäsenet ja työntekijät voivat hakea korvauksia ilman manuaalista papereiden tai sähköpostien lähettelemistä. Selkeiden prosessien ansiosta korvaukset saadaan maksettua hakijoille jo parissa päivässä ja manuaaliset hallinnolliset työvaiheet poistuvat. Tällöin aikaa säästyy itse järjestötoimintaan ja jäsenet saavat enemmän vastinetta jäsenmaksuilleen.
Otathan yhteyttä Heliin tai Päiviin, niin keskustellaan, miten voisimme olla tukemassa järjestöänne tai yhdistystänne hyvien hallituskäytäntöjen löytämisessä.
