Miten tunnistaa hyvä palkanlaskennan kumppani?
Palkanlaskenta on yksi niistä yrityksen toiminnoista, jossa virheille ei ole varaa. Palkka on työntekijälle henkilökohtaisesti usein se tärkein asia, ja asia, joka herättää tunteita. Kun palkat ilmestyvät ajallaan tilille, kukaan ei kiinnitä asiaan huomiota - mutta virheen sattuessa se kyllä huomataan.
Juuri siksi palkanlaskennan kumppanin valinta on luottamuspeliä. Kumppanin, joka tuntee lain ja järjestelmät, täytyy myös tuntea sinut; yrityksen, ihmiset ja rytmin, jolla työ tehdään.
Hyvä laatu ei ole sattumaa
Luotettavuus ei synny lupauksista ja prosessikaavioista, vaan asioiden ja ihmisten johtamisesta.
Greenstepillä palkanlaskennan laatua johdetaan samalla tavalla kuin mitä tahansa liiketoimintaa: tavoitteellisesti, systemaattisesti ja dataan nojaten. Jokainen prosessi tarkistetaan, poikkeamat käsitellään, ja virheet pyritään ehkäisemään ennen kuin ne tapahtuvat.
– Tässä varmaan isoin juttu on ollut se, että olemme saaneet palkanlaskentapuolen niin hyväksi ja vähemmän kuormittavaksi, että meille on jäänyt aikaa keskittyä katsomaan enemmän eteenpäin. – Mari Puhakainen, The Switch
Hyvä kumppani ei siis ole se, joka ei koskaan tee virheitä, vaan se, joka hallitsee laatuaan niin, ettei virhe pääse etenemään asiakkaalle asti!
Palkkayhteyshenkilö, joka tuntee liiketoimintasi
Palkanlaskenta on henkilökohtaista työtä, vaikka se pyörii numeroiden ympärillä. Hyvä palkkayhteyshenkilö osaa lukea kalenterisi ja tunnistaa kuormituspiikit jo ennen kuin ne rymisevät eteen. Hän tuntee yrityksesi tavat ja ihmiset ja on helposti tavoitettavissa silloin, kun kiire iskee.
– Nyt kun meillä on palkkayhteyshenkilö, niin on jäänyt aikaa kehitystyölle ja on pystynyt keskittymään paremmin muihin työtehtäviin. Totta kai se on myös vaikuttanut positiivisesti myös omaan jaksamiseen. – Tiina Mononen, Leppäkoski Group
Greenstepillä palkkayhteyshenkilö on enemmän kuin yhteydenpitoon nimetty henkilö. Hän on jatkuva tuki, joka pitää yhteyden taloushallintoon, HR:ään ja varmistaa, että johdon tarpeisiin vastataan.
Hyvällä kumppanilla on käytössään järjestelmät, jotka tukevat, eivät rajoita
Moderni palkanlaskenta ei tapahdu yhdessä yksittäisessä excelissä, vaan kokonaisuuteen voi kuulua useita järjestelmiä. Hyvä kumppani ymmärtää, että yrityksen kasvu ei saa kaatua ohjelmistojen rajoihin.
– Ulkoistamisen myötä olemme talon sisällä pystyneet laittamaan resursseja paremmin niihin asioihin jotka ovat meille tärkeitä ja mitä meidän tulee kehittää. – Sirpa Valkonen, Lankapaja Oy
Greenstep toimii useissa ympäristöissä, kuten Mepco-, Procountor– ja Netvisor-järjestelmissä. Integraatiot HR-, BI- ja talousjärjestelmiin varmistavat, että palkkatiedot eivät elä omaa elämäänsä, vaan tukevat päätöksentekoa.
Varmista, että palkanlaskentasi pysyy kasvusi ja kansainvälistymisesi vauhdissa
Kasvun ja kansainvälistymisen myötä palkanlaskenta monimutkaistuu. Lainsäädäntö, verotus ja raportointivaatimukset vaihtelevat maittain.
Hyvä kumppani ei jää jälkeen, kun yritys laajenee, vaan tukee liiketoiminnan muutosta sujuvasti.
Greenstepin asiantuntijat hoitavat palkanlaskentaa useissa maissa ja hallitsevat kansainväliset viranomaisraportit sekä eri järjestelmäympäristöt. Tämä tekee yhteistyöstä mutkatonta, vaikka palkkoja laskettaisiin monessa maassa.
Paras kumppani on mukana strategisella tasolla, eikä ole vain palveluntarjoaja
Hyvä kumppani ei jää kiinni pelkkään arjen suorittamiseen. Se kysyy, miksi asioita tehdään tietyllä tavalla ja miten ne voitaisiin tehdä paremmin.
Palkanlaskenta on parhaimmillaan osa yrityksen johtamista, sillä se tuottaa tietoa, jota voidaan hyödyntää HR-analytiikassa, kustannusseurannassa ja henkilöstöjohtamisessa.
– Olen erityisen tyytyväinen siihen yhteistoimintaan, joka tapahtuu lähes päivittäin. Se voi olla sähköpostia tai puhelinsoittoa – sitä yhteistä tekemistä, opastamista ja neuvonantoa, jota olemme saaneet heiltä. Siihen liittyy intohimoa taloudenpitoon, ammmattitaitoa ja kykyä ennakoida tulevaa – lisäksi heidän asenteensa ongelmanratkaisuun on aina ollut positiivinen. – Martti Ukkonen, Primehotels
Greenstepin palkanlaskentapalvelu on rakennettu tukemaan tätä kokonaisuutta: yhdistämään ihmiset, prosessit ja data. Kun kumppani ymmärtää tavoitteesi, palkanlaskenta ei ole vain taustatoiminto, vaan strateginen etu.
Hyvä palkanlaskennan kumppani tekee työnsä niin, että sinä voit keskittyä omaasi. Laatu on johdettua, yhteydenpito helppoa, järjestelmät ajantasaisia ja yhteistyö jatkuvaa kehittämistä – ei tulipalojen sammuttelua.
