8 asiaa, jotka kannattaa ottaa huomioon HR-järjestelmän valinnassa
HR-järjestelmän valinta on merkittävä päätös, joka vaikuttaa organisaation arkeen ja strategiseen kehitykseen. Järjestelmän tulee tukea sekä nykyisiä tarpeita että tulevaisuuden tavoitteita. Tässä kahdeksan keskeistä näkökulmaa, jotka kannattaa ottaa huomioon ennen lopullista päätöstä.
1. Tunnista organisaatiosi todelliset tarpeet
Hyvä valintaprosessi uudelle HR-järjestelmälle alkaa siitä, että tunnistat sen, mitä organisaatiosi tarvitsee HR-järjestelmältä. On tärkeää kartoittaa, mitä toiminnallisuuksia järjestelmältä odotetaan esimerkiksi rekrytoinnin, perehdytyksen, osaamisen kehittämisen tai palkkahallinnon osalta.
Valitun HR-järjestelmän tulee sopia organisaation rakenteeseen ja tavoitekulttuuriin, jotta se voi tarjota halutunlaisia tuloksia. Lisäksi käyttäjien odotukset on hyvä selvittää etukäteen, sillä eri henkilöillä voi olla erilaisia tarpeita HR-järjestelmään liittyen.
2. Panosta HR-järjestelmän käyttäjäkokemukseen
Hyvä HR-järjestelmä on hyvien ominaisuuksien lisäksi helppokäyttöinen. Käyttäjäkokemus on ratkaiseva tekijä arjessa, joten valitun HR-järjestelmän tulee olla intuitiivinen ja miellyttävä käyttää, jotta sen käyttö ei aiheuta turhautumista tai vastarintaa.
3. Arvioi HR-järjestelmän kokonaiskustannukset realistisesti
Pelkkä HR-järjestelmän hankintahinta ei kerro koko totuutta, vaan on tärkeä arvioida uudesta järjestelmästä aiheutuvat kokonaiskustannukset. Hankintahinnan lisäksi mukaan kannattaa laskea ainakin toteutuskustannukset, muutoksenhallintaan ja koulutukseen liittyvät kulut, jatkuvan tuen saatavuus sekä toistuvat lisenssikustannukset. Lisäksi on hyvä arvioida, mikä on järjestelmän ROI esimerkiksi prosessien tehostumisen tai parempien henkilöstöpäätösten muodossa.
4. Varmista skaalautuvuus ja joustavuus
Hr-järjestelmän skaalautuvuus ja joustavuus ovat olennaisia erityisesti, jos organisaatiollasi on suuria kasvutavoitteita tai kansainvälistä toimintaa. Tällöin järjestelmän tulee pystyä mukautumaan liiketoimintaympäristön muuttuviin tarpeisiin ja tukea mahdollisesti monimutkaisia organisaatiorakenteita. On tärkeää selvittää, millaisia kehityssuunnitelmia ja investointeja järjestelmän tarjoajalla on, sillä ne kertovat paljon järjestelmän tulevaisuudesta ja sen kyvystä pysyä mukana teknologian kehityksessä.
5. Huomioi integraatiot ja datan hallinta
HR-järjestelmä ei varmasti ole ainoa käytössäsi oleva järjestelmä, joten sen tulee olla integroitavissa muiden järjestelmiesi kanssa. Hyvän HR-järjestelmän tulee tarjota monipuoliset raportointi- ja analytiikkatyökalut, ja sen datan tulee olla hyödynnettävissä myös muissa käytössäsi olevissa BI-ratkaisuissa. Uuteen järjestelmään siirtyminen edellyttää usein tietojen puhdistamista ja hallinnan parantamista, joten tähän on hyvä varautua ajoissa.
6. Valitse sopiva järjestelmätoimittaja kumppaniksesi
Toimittaja on enemmän kuin pelkkä järjestelmän ja palvelun tarjoaja – hän on kumppanisi. Keskity erityisesti myynti- ja demovaiheissa siihen, millaista tukea ja palvelua voi odottaa jatkossa. Referenssien etsiminen ja keskustelut nykyisten tai entisten asiakkaiden kanssa auttavat myös arvioimaan palvelun laatua ja toimittajan luotettavuutta.
7. Varmista sääntelynmukaisuus ja tietoturvallisuus
HR-järjestelmä käsittelee hyvin arkaluontoista dataa, joten tietoturva ei voi järjestelmänvalinnassa olla neuvottelukysymys. Hyvä HR-järjestelmä noudattaa voimassa olevia tietosuojalakeja, kuten GDPR:ää, ja sen on tarjottava vahvat tietoturvatoimenpiteet. Käyttäjäoikeuksien hallinnan tulee olla selkeää ja roolipohjaista, jotta tiedot pysyvät turvassa.
8. Suunnittele käyttöönotto huolellisesti
Käyttöönotto on vaihe, jossa järjestelmän toimivuus todellisesti punnitaan. On tärkeää ymmärtää, millainen aikataulu toteutukselle on odotettavissa ja millaisia häiriöitä se voi aiheuttaa organisaation normaalille toiminnalle. Lisäksi on hyvä arvioida, millaista koulutusta HR-tiimille ja muille uuden järjestelmän käyttäjille tarjotaan, jotta käyttöönotto sujuu mahdollisimman kitkattomasti.
