Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymä vei taloussuunnittelun uudelle tasolle BI Book Planningin avulla

Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymässä Forssassa eletään murrosta, jossa talouden suunnittelu, opiskelijamäärien ennakointi ja uusi rahoitusmalli kietoutuvat yhä tiiviimmin yhteen. Controller Mika Karppinen on ollut keskeisessä roolissa viemässä kuntayhtymää kohti keskitettyä, läpinäkyvää ja ennustettavaa talousohjausta. Tähän Greenstep ja BI Book Planning ovat antaneet vahvan työkalun.

Lounais-Hämeen koulutuskuntayhtymän lähtötilanne: Excelien viidakko ja manuaaliset työvaiheet

Ennen yhteistyön alkua kuntayhtymän budjetointi ja raportointi nojasi vahvasti Exceliin. Yli kaksikymmentä tiimiä toimitti omat taloussuunnitelmansa tiedostoina, jotka syötettiin käsin erilliseen talousjärjestelmään. Tämä excel-prosessi hidasti selvästi päätöksentekoa.

“Exceleitä pyöri paljon. Meillä on 22 tiimiä, ja kaikki tiedot koottiin ja syötettiin manuaalisesti järjestelmään. Manuaalinen työ lisäsi virheriskiä ja työmäärää.”
– Mika Karppinen

Lopputuloksena tieto oli hajallaan, budjetointiprosessi raskas ja ennustaminen satunnaista. Yhteistä suunnitteluympäristöä ei ollut.

Miksi BI Book Planning ja Greenstep?

Kuntayhtymällä oli jo käytössä Power BI, mikä teki analytiikka- ja raportointisovellus BI Bookista ja sen Planning-työkalusta luontevan valinnan. Keväällä 2025 käynnistetty projekti tähtäsi siihen, että tulevan vuoden budjetti voitaisiin rakentaa täysin uudella tavalla: keskitetysti, ilman exceleitä.

“Planning on yksinkertainen käyttää, se ei vaadi erillistä koulutusta ja kaikki pääsivät heti sisään sen käyttöön. Lisäksi Greenstepin Jani oli todella osaava ja auttoi nopeasti aina kun tarvetta oli.” – Mika Karppinen

Käyttöönotto toteutettiin tiukalla aikataululla, mutta aikataulu piti ja uusi järjestelmä otettiin käyttöön kevään budjetointikierroksella.

Ratkaisu: Power BI -talousmalli ja BI Book Planning

Yhteistyössä rakennettiin kuntayhtymän tietovarastoon pohjautuva Power BI -raportointikokonaisuus ja otettiin käyttöön BI Book Planning -työkalu, jonka kautta tiimit suunnittelevat talouttaan ja opiskelijamääriään samassa ympäristössä.

Talousnäkymien rinnalle tuotiin opiskelijadatan seuranta, kuten esimerkiksi aloittaneet, opintopistekertymät, tutkinnot ja eri toimenpiteiden vaikuttavuus. Tarkoituksena on, että tiimit näkevät suoraan, miten opiskelijoiden edistyminen vaikuttaa rahoitukseen, ja voivat suunnitella toimintaansa tehokkaammin tämän tiedon varassa, lähes reaaliaikaisesti.

BI Book ja konkreettiset hyödyt: vähemmän manuaalista työtä, enemmän ymmärrystä ja ennustettavuutta

BI Book Planning on tuonut kuntayhtymälle useita selkeitä hyötyjä:

• Excelien poistuminen käytöstä ja budjetointi yhdessä selkeässä järjestelmässä
• Automaattisesti päivittyvä talous- ja opiskelijadata
• Läpinäkyvyys tiimeille: mistä rahoitus tulee ja mihin kulut muodostuvat
• Mahdollisuus säännölliseen ennustamiseen ja skenaarioihin, joita aiemmin ei ollut
• Virheriskin pienentyminen ja selkeästi nopeutunut suunnitteluprosessi
• Helpompi ja visuaalisempi raportointi Power BI:n ja BI Bookin yhdistelmän ansiosta

“Suurin hyöty on, että taloussuunnittelu on nyt keskitetty, ajantasainen ja toimiva kokonaisuus tutussa Power BI -ympäristössä. Kaikki osaavat käyttää sitä, ja sitä on helppo kehittää eteenpäin.”
– Mika Karppinen

Yhteistyö Greenstepin kanssa

Kuntayhtymä kiittää erityisesti Greenstepin asiantuntijuutta Power BI:n ja julkisen sektorin toimintaympäristön yhdistämisessä.

“Greenstepin asiantuntija on ollut erittäin taitava ja yhteistyö on sujunut loistavasti. Hän vastaa nopeasti ja tekee sen, mitä pitää.”
– Mika Karppinen

Katse tulevaan: kustannuslaskentaa, opiskelijadatan hyödyntämistä ja tekoälyä

Seuraavat kehitysaskeleet rakentuvat rahoituksen tulevien muutosten ja läpinäkyvyyden vahvistamisen ympärille:

• Opiskelijamäärien ja rahoituksen yhteyden tuominen vieläkin selkeämmäksi tiimeille
• Toimintolaskennan kehittäminen ja kustannusrakenteen läpinäkyvyyden lisääminen
• Tekoälyn tuomat mahdollisuudet, esimerkiksi organisaation sisäisen tiedon hakeminen nopeasti AI-työkalun kautta

“Odotan innolla, mitä tekoäly tuo tullessaan. Teknologia kehittyy vauhdilla, ja meillä on paljon mahdollisuuksia vielä hyödyntämättä.”
– Mika Karppinen

BI Book Planning sopii hyvin julkiselle sektorille

“Suosittelen BI Bookia ja Greenstepiä julkiselle sektorille. Power BI on monella julkisella orgasaatiolla jo valmiiksi käytössä ja BI Bookin Planning tehostaa sen hyödyntämistä huomattavasti. Ratkaisu on kustannustehokas ja Greenstepillä on vahva ymmärrys julkisen sektorin ja koulutusorganisaatioiden tarpeista.”

– Mika Karppinen

Ota seuraava askel ja vie organisaatiosi taloussuunnittelu ja johtaminen uudelle tasolle

BI Book on kaiken kattava ratkaisu Business Intelligence -tarpeisiisi. Sano hyvästit monimutkaisille tietovarastoille ja tervehdi helppokäyttöisiä Power BI-raportteja.

Lue lisää BI Book -sivuilta.

Ota yhteyttä Greenstepin asiantuntijaan ja keskustele, miten BI Book voi tukea sinun organisaatiosi tavoitteita.