Palkkahallinto pähkinänkuoressa – mitä palkanlaskijan työhön kuuluu?
Palkanlaskenta on organisaation peruspilari, jonka toimiessa moitteettomasti, on se helposti unohdettu taustatekijä. Kurkistetaanpa palkanlaskijan työn kulisseihin tarkemmin. Mitä työhön kuuluu, mitä ominaisuuksia se vaatii, ja mikä tekee palkanlaskennasta laadukasta?
Haastattelimme palkkahallinnon konsulttejamme, Reettaa ja Katria.
– Olen monesti verrannut palkanlaskentaa siivoojan ammattiin – niin kauan, kun siivooja hoitaa hommansa hyvin, ei siivousta tule ajateltuakaan. Mutta sen kerran, kun siivousta ei olekaan hoidettu, eron huomaa heti, kiteyttää Reetta.
Mitä palkanlaskijat käytännössä tekevät?
Palkanlaskijan kuukausittaisiin tehtäviin kuuluu normaalin palkanlaskennan lisäksi kirjanpidon ja lomapalkkavelan raportointi, veronmaksut ja tulorekisteri-ilmoitukset, ay-jäsenmaksujen käsittely ja erilaisten raporttien valmistelu eri sidosryhmille. Erilaisia muistettavia asioita on myös kvartaali- ja vuositasolla.
Katri ja Reetta toteavat, että kiireisimmät ajat ovat tilinpäätöksen aika keväisin sekä vuodenvaihde. Tilinpäätöksen aikaan kirjanpitäjät tarvitsevat palkanlaskijalta erilaisia tietoja ja laskelmia. Vuodenvaihteessa muun muassa sivukuluprosentit ja luontaisedut päivitetään.
Siinä missä normaalin kuukausipalkkalaisen palkanlaskenta ei yleensä vaadi paljon aktiivista työtä, vaativat erityistilanteet palkkahallinnolta eniten resursseja. Näitä tilanteita ovat esimerkiksi etätyöskentely tai erityiset (esimerkiksi osakepohjaiset) palkkiot tai provisiot.
Palkanlaskijan työ voi sisältää myös kiireellisiä tilanteita, kuten heittojen selvittelyä täsmäytyksissä. Virheet vaativat aina nopeaa ja perusteellista selvittämistä, jotta vahinkoa ei pääse syntymään enempää ja jotta niiltä vältytään jatkossa.
Palkanlaskijan päiviin voi myös sisältyä yhteydenpitoa asiakkaan kanssa.
– Mikäli on käytäntö, että asiakkaan työntekijät saavat olla suoraan yhteydessä palkanlaskijaan, saattaa kyselyitä tulla laidasta laitaan liittyen työntekijöiden palkkaan, lomasaldoihin tai sairaslomiin. Myös asiakkaan HR-tiimiltä tai kirjanpitäjältä voi tulla kyselyitä. Palkanlaskija voi neuvoa HR-tiimiä esimerkiksi TES-asioista, kuten sairasajan palkanmaksuvelvollisuuksista ja lomapäivien laskemisesta, kertoo Katri.
Työ vaatii tarkkuutta, laajaa asiantuntemusta ja jatkuvaa osaamisen kehittämistä
Reetan ja Katrin mukaan palkkahallinnon konsultin tärkeimmät ominaisuudet ovat tarkkuus ja sinnikkyys. Hänellä tulee olla hyvät ongelmanratkaisutaidot ja kyky ennakoida.
– Palkanlaskijan täytyy osata pitää montaa palloa ilmassa samaan aikaan. On tärkeää, ettei stressaa ja hermostu siitä, että on monta asiaa hoidettavana. Täytyy hoitaa asiat rauhallisesti yksi kerrallaan, Katri toteaa.
Lisäksi palkkahallinnon konsultin on kehitettävä osaamistaan jatkuvasti. Palkanlaskentaan liittyy paljon aktiivisesti päivittyvää lainsäädäntöä – kuten lomiin, luontoisetuihin ja eläkemaksuihin liittyen.
Reetta ja Katri painottavat, että palkanlaskijan on oltava itse aktiivinen ja utelias päivitysten suhteen. Greenstepillä palkanlaskijoiden osaamisen päivittämistä tukee myös Greenstep Academy, joka järjestää muun muassa ajankohtaiskoulutuksia.
Kaksikko nostaa kuitenkin tärkeimmäksi asiaksi päivittäisen kommunikaation kollegoiden kanssa. Greenstepillä palkanlaskijoiden tukena on iso tiimi, jossa tietoja ja taitoja jaetaan. Osaamista löytyy laajalti eri kokoisista yrityksistä ja aloilta, sekä erilaisista työehtosopimuksista. Jokaiseen pulmaan löytyy siis varmasti apua.
– Aina voi kilauttaa kollegalle, ja varmistaa, että onko hän samaa mieltä jostakin asiasta. Kun päätöksille saadaan monen asiantuntijan tuki, vältytään virheiltä. Yhteisillä kahvitauoilla myös jaetaan usein tietoa alan viimeisimmistä uudistuksista, Reetta iloitsee.
Palkanlaskennan virheistä voi syntyä ikävä lumipalloefekti
Reetta ja Katri toteavat, että palkanlaskennan alalla virheet ovat usein työläitä. Virheet palkassa tulee korjata ja selvittää, mistä virhe johtuu ja missä on menty pieleen. Pahimmassa tapauksessa virheelliset tiedot ovat ehtineet jo verottajalle tai muille sidosryhmille saakka. Erityisen työläitä tilanteita ovat virheet, jotka koskevat useampaa henkilöä. Jos esimerkiksi keskituntiansio on laskettu yritykselle väärin, ja useampi palkkakausi on jo ehtinyt vierähtämään, on hommaa rutkasti.
– Virheiden korjaamiseen menee paljon arvokasta työaikaa. Tästä lähtee sitten helposti lumipalloefekti, kun joudut korjaamaan menneitä virheitä, ja sitten tulee kiire seuraavien palkkojen käsittelyyn. Kiireessä niihin tulee taas virhe, ja sitten se homma vaan paisuu ja paisuu, Reetta huomauttaa.
Miten sitten virheet minimoidaan – mikä tekee palkanlaskennasta laadukasta?
Virheiden minimoimiseksi kannattaa valita laadukas palkkahallinnon kumppani, josta löytyy rautaista palkka-asiantuntemusta sekä järjestelmä-, automaatio- ja AI-osaamista. Kun palkanlaskenta toteutetaan laadulla ja ammattitaidolla tehokkaita järjestelmiä ja automaatiota hyödyntäen, minimoidaan manuaalinen työ ja inhimilliset virheet. Palkkaprosesseista saadaan tehokkaita ja mahdollisimman virheettömiä.
Reetan ja Katrin mukaan kaikki lähtee siitä, että pohja palkanlaskennalle on hyvä. He nostavat tärkeäksi asiaksi palkkahallinnon järjestelmien laadukkaan käyttöönottoprosessin:
– Mielestäni yksi tärkeimmistä asioista on se, että asiakkaalle tarjotaan käyttöön heidän tarpeitaan palveleva laadukas palkanlaskentajärjestelmä, jonka käyttöönotto on tehty oikein. Meillä Greenstepillä on erittäin ammattitaitoinen Mepco-pääkäyttäjätiimi. Kun meille tulee uusi asiakkuus, he rakentavat Mepco-tilin niin, ettei siihen tule virheitä. Kun me sitten toteutamme palkanlaskentaa, on meillä hyvät lähtökohdat siihen.
Seuraavaksi tärkeäksi pointiksi he nostavat tehokkaan laadunseurannan.
– Meillä on hyvin tehokkaat laadunseurantaprosessit, joiden avulla ongelmakohdat huomataan tehokkaasti jo ennen, kun isompia virheitä ehtii syntyä. Lisäksi proaktiivinen kommunikaatio asiakkaan kanssa auttaa prosessien kehittämisessä.
Myös tekoälyn kehittäminen asiakkaan tarpeiden mukaisesti voi tehostaa palkanlaskennan prosesseja. Tietojen tarkistus ja täsmäytys voidaan esimerkiksi hoitaa nykypäivänä AI:n avulla.
