Kansainväliset tilanteet palkanlaskennassa – ota muistilista talteen
Kansainväliset tilanteet suomalaisten yritysten palkanlaskennassa ovat lisääntyneet viime aikoina hurjasti. Ihmiset ovat päätyneet nauttimaan etätyön mahdollisuuksista, sekä liikkumaan entistä enemmän työmahdollisuuksien perässä. Kansainväliset tilanteet ovat kuitenkin usein hyvin monisyisiä ja vaativat ammattitaitoa sekä paljon selvitystyötä. Jokainen tapaus onkin käytännössä käsiteltävä tapauskohtaisesti.
Miten aloittaa kansainvälisen työsuhdetilanteen selvittäminen?
Kartoita lähtötilanne
- Mitä työtä tehdään?
- Onko kyse etätyöstä, työmatkasta, muutosta ulkomaille, työntekijän palkkaamisesta eri maahan kuin missä yritys, komennuksesta vai jostain muusta?
Asioita, joita työnantajan tulee ottaa huomioon
- Työntekijän kansalaisuus
- Työlupa-asiat
- Nykyinen työntekomaa ja suunniteltu työntekomaa
- Millainen työsuhde on kyseessä
- Kansainvälisen työtilanteen pituus
- Sosiaaliturva-asiat
- Henkilö- ja yritysverotus (huomioi mahdollinen kiinteän toimipaikan riski)
- Vakuutukset
- Työsuhde-edut ja muut työnantajan lakisääteiset velvollisuudet
Koska muuttujia on monia, on lopullinen oikea tapa toimia usein tapauskohtainen. On myös tärkeä huomioida, että vaikka palkanlaskennassa käsitelläänkin työntekijöiden palkkoja, niin kansainvälisissä tilanteissa kuvaan tulee mukaan myös yritysverotuksellisia asioita sekä työnantajan raportointivelvollisuuksia, ei vain yrityksen kotimaassa vaan, myös työntekijän työskentelymaassa. Lisäksi, työsuhteeseen liittyen on paljon työnantajan vastuita ja HR-asioita, jotka tulee huomioida kansainvälisissä tilanteissa.
Tämän viidakon selvittämiseksi olemmekin laatineet muistilistan, jonka avulla tilanteiden ratkominen sujuisi hieman helpommin.
Muistilista kansainvälisiin tilanteisiin palkanlaskennassa
- Ulkomainen työntekijä Suomessa. Tällöin työluvasta vastaa työnantaja, palkanlaskennassa tarvitaan työntekijältä suomalainen verokortti ja tieto siitä, maksetaanko sosiaaliturvamaksut Suomeen.
- Suomalaisella yrityksellä on ulkomailla työntekijä. Työsuhteen statuksesta vastaa työnantaja. Palkanlaskennassa tarvitaan tieto lähtötilanteesta ja siitä, mitä palkanmaksun osalta on sovittu (sosiaaliturva, verotus, vakuutuspalkka komennustilanteessa jne.). Esimerkiksi, kun osakeyhtiö palkkaa ulkomaille työntekijän, on bruttopalkat raportoitava tulorekisteriin, vaikka sosiaaliturvamaksut ja verot tilitettäisiinkin työntekomaahan.
- Etätyö ulkomailla suomalaisen yrityksen työntekijänä. Etätyö on aina määritelmällisesti työntekijän toiveesta tapahtuvaa työtä ulkomailla, johon työnantaja on antanut luvan. Palkanlaskennan näkökulmasta on tärkeää kartoittaa, onko tilanteella vaikutuksia palkanmaksuun. Esimerkiksi A1-todistuksen hakeminen voidaan tehdä palkanlaskijan toimesta, ja näin varmistutaan että sosiaaliturva- ja eläkemaksut maksetaan edelleen Suomeen etätyötilanteessakin. Verotuksen osalta asia on selvitettävä aina tapaus- ja tilannekohtaisesti kohdemaan säännökset huomioiden.
- Työmatkat ulkomaille ovat eri asia kuin etätyö ulkomailla. Työmatka ulkomaille on aina työnantajan pyynnöstä tapahtuvaa matkustamista ja ulkomailla työskentelyä. Silti näissäkin tilanteissa on tärkeää selvittää, onko suunnitellulla ulkomaan työmatkalla vaikutusta henkilön sosiaaliturvaan, eläketurvaan ja/tai verotukseen.
Matkakorvaukset toki tulee huomioida yrityksen käytännön mukaisesti tilanteessa kuin tilanteessa. Bezalalla matkakorvausasiat hoituvat näppärästi, ja sen avulla matkakulut eivät näy suoraan palkanlaskijan pöydällä vaan ne hoituvat automaattisesti.
- Kansainväliset tilanteet vaativat monenlaista asiantuntemusta. Toimimme asiakkaidemme kumppanina myös mm. HR-, laki- ja veropalveluissa kansainvälisiin työsuhdetilanteisiin liittyen projektityönä tai jatkuvana yhteistyönä asiakkaan tarpeesta ja tilanteesta riippuen. Mikäli kaipaat apua kansainvälisissä työsuhdekiemuroissa, otathan meihin yhteyttä!
