Taloushallinnon taiturit, jakso 4: Verkkokaupan kirjanpito

Käsittelimme podcastimme Taloushallinnon taiturit -sarjan neljännessä jaksossa verkkokaupan kirjanpitoa. Verkkokauppaa aloittelevan yrittäjän kannattaa ottaa kirjanpidon ammattilainen jo suunnitteluvaiheessa mukaan. Osaava kirjanpitäjä on kullanarvoinen tuki yrittäjälle jo siinä vaiheessa, kun yrittäjä valitsee verkkokauppajärjestelmää. Järjestelmän integrointi talouden järjestelmiin säästää yrittäjän ja kirjanpitäjän työaikaa merkittävästi, kun verkkokauppa on saatu pyörimään. Kukapa muu kuin kirjanpitäjä tietää, mitä vaatimuksia verkkokaupan pito asettaa kirjanpidolle ja talousraportoinnille.

Haastattelimme Greenstepin taloushallinnon asiantuntijaa ja konsulttia Anna Paanasta, jonka kokemusta ja ajatuksia verkkokauppaa aloittelevien yritysten kannattaa hyödyntää.

Annan ura on monipuolinen ja mielenkiintoinen. Hän aloitti uransa hevostalleilla, myi hevostarvikkeita ja jatkoi lattiapäällysteiden myyntityössä. Sen jälkeen hän opiskeli tradenomiksi ja erikoistui projektijohtamiseen. Opintojen jälkeen hän on tehnyt kymmenen vuotta palkanlaskijan ja kirjanpitäjän työtä. Anna on suorittanut myös KLT-tutkinnon. Työurallaan Anna on nähnyt monenlaisia verkkokauppoja ja niiden haasteita, joita hän nyt innolla ratkoo Greenstepissä yhdessä yritysten kanssa.

Verkkokaupan kirjanpidon erityispiirteet

Verkkokaupassa fyysistä kassaa tai pankkikorttipäätettä ei ole, vaan koko myynti tapahtuu verkossa. Tällöin yrittäjän pitää ottaa huomioon erilaiset maksutavat ja maksun välittäjät. Tapahtumia on verkkokaupassa paljon enemmän kuin perinteisessä kivijalkakaupassa, jolloin taloushallintoa on tarpeen automatisoida, jotta yrittäjä ja kirjanpitäjä saavat ajantasaiset tiedot myynnistä tai varastojen tilanteesta. Verkkokauppa mahdollistaa kansainvälisen myynnin, jolloin asiakkaat voivat olla missä päin tahansa maapalloa. Kirjanpitäjä tietää, mitä kaikkea kansainvälisessä myynnissä pitää ottaa huomioon.

Mitä yrittäjän kannattaa huomioida, kun hän aloittaa verkkokaupan?

Anna on huomannut, että verkkokauppaa aloitteleva yrittäjä keskittyy usein verkkokauppa-alustan toiminnallisuuteen ja häneltä saattaa unohtua, että on järkevää suunnitella järjestelmät heti alusta alkaen palvelemaan myös kirjanpitoa.

Anna kehottaakin yrittäjää keskustelemaan kirjanpitäjän kanssa mm. siitä, millaisia erilaisia verkkokauppajärjestelmiä on tarjolla, miten järjestelmät sopivat yhteen mahdollisen nykyisen kirjanpitojärjestelmän kanssa ja onko olemassa valmiita integraatioita, joilla kaikki tieto saadaan siirtymään järjestelmästä toiseen sähköisenä. Vaikka olisikin tarve sillä hetkellä avata verkkokauppa vain Suomeen, kannattaa varautua alusta alkaen siihen, että tulevaisuudessa verkkokauppa on auki myös kansainvälisillä markkinoilla. Verkkokauppatoimittajaa ei siten tarvitse vaihtaa kansainvälistymisen yhteydessä. Anna kannustaa yrittäjää unelmoimaan isosti ja satsaamaan järjestelmien toimivuuteen yrityksen tulevaisuuden tarpeiden mukaan.

Yrittäjän ja kirjanpitäjän vastuunjako – mitä ihmettä, eikö kirjanpitäjä tee kirjauksia ja yrittäjä yritä?

Anna painotti, että vastuunjako yrittäjän ja kirjanpitäjän välillä kannattaa käydä tarkkaan läpi ja sopia vastuut. Selkeä vastuunjako tukee molempien työskentelyä. Anna antoi pikaperehdytyksen kirjanpitäjän arkeen ja siihen, mitä välivaiheita yrittämisen ja kirjanpidon välillä on verkkokaupan pidossa: Verkkokaupasta tilattu tuote toimitetaan ostajalle tilauksen jälkeen. On sovittava etukäteen, kuka hoitaa tilausten laskutukset, kun tilaus on toimitettu. Maksutavat ja maksunvälittäjät on talousprosessissa otettava huomioon. Verkkokaupassa palautukset ovat yleisiä, joten on sovittava, kuka huolehtii maksujen palautuksista ja täsmäytyksistä. Yrittäjän kannattaa huolehtia maksujen palautuksista nopealla aikataululla ja samalla kirjanpitäjä pystyy pitämään raportit ajan tasalla. Tyytyväinen asiakas palaa ostajaksi ja verkkokauppa kukoistaa.

Verkkokauppa kansainvälisille markkinoille – kirjanpitäjä yrittäjän tukena

Kirjanpitäjän kannattaa muistuttaa yrittäjää verkkokauppa-alustan tarpeista kirjanpidon näkökulmasta, jotta järjestelmä taipuu kansainvälisiin tarpeisiin. Järjestelmän pitää tunnistaa, missä maassa ostaja on ja onko hän yksityishenkilö vai yritys. Tästä seuraa monenlaisia kirjanpidossa huomioon otettavia asioita kuten mm. se, mitkä ovat eri maiden alv-kannat sekä OSS-järjestelmä, jolla yksityishenkilöiden verkkokauppaostojen arvonlisäverot tilitetään ostajan maahan. Jos arvonlisäverot on tilitetty väärään maahan, ne tulee korjata myöhemmin.

Järjestelmäintegraatiot verkkokaupassa – vaikutukset kirjanpitäjän työhön

Järjestelmäintegraation avulla verkkokaupasta voidaan siirtää myyntitapahtumat suoraan kirjanpitojärjestelmään ns. myyntilaskuina. Usein myyntitapahtumasta tulee kirjanpitojärjestelmään tieto, millä tavoin verkkokauppaosto on maksettu. Samalla voidaan siirtää varastotapahtumia eli noin tunnin kuluttua verkkokauppaostosta tapahtuma näkyy kirjanpidon järjestelmässä ja järjestelmä näyttää, että tuotetta on yksi vähemmän varastossa.

Anna kertoi, että järjestelmäintegraatioita pystytään tekemään hienosti tilanteissa, joissa yrityksen verkkokauppa myy kustomoituja eli mittatilauksena räätälöityjä tuotteita. Järjestelmärajapinnan kautta asiakkaan tilaama tuote siirtyy kirjanpidon järjestelmään, jolloin yritys alkaa valmistaa kustom-tuotetta. Pystytään siis seuraamaan, mitä varastosta on lähdössä, mitä on valmistamatta tai mitä komponentteja pitää tilata lisää. Integraatiorajapinnan kautta pystytään tuomaan kirjanpitoon suoraan mm. ennakkomaksuja, jotka ovat yleisiä kustom-tuotteissa.

Taloushallinnon rajapinnat ja kirjanpitäjä yrityksen menestyksessä mukana

Anna odottaa innolla tulevaisuutta ja järjestelmäkehitystyön tuloksena syntyviä uusia ratkaisuja. Erilaisten järjestelmärajapintojen kuten myynnin, kassan ja kirjanpidon rajapintojen kehittäminen tulee jatkossa lisääntymään. Tiedonsiirto ja manuaaliset työvaiheet tulevat jäämään historiaan. Anna on vakuuttunut siitä, että kirjanpitäjä voi auttaa yrittäjää karsimaan manuaaliset työvaiheet pois. Yrittäjälle hän antaa neuvoksi tarkastella kirjanpitäjän kanssa yhdessä, ”onko pakko tehdä manuaalisesti ja hyvin usein ei ole pakko”. Automatisaatiolla vapautamme yrittäjän tekemään myyntityötä ja kirjanpitäjän huolehtimaan taloudesta kokonaisvaltaisesti, kun robotti hoitaa ”pientä piiperrystä” vaativat työvaiheet.

Avaa podcast-jakso Spotifyssa, tai kuuntele suoraan tästä:

Olemme tehneet Greenstepissä integraatioita jo reilusti yli sataan järjestelmään. Katso lisää täältä!