Logstor löysi Greenstepistä kumppanin, joka kehittää palkkaprosesseja aktiivisesti
Logstorilla oli tarve löytää palkkahallinnon kumppani, joka tavallisen palkanlaskennan lisäksi pystyisi samalla kehittämään heidän palkkahallinnon prosessejaan. Tästä alkoikin yhteistyö, jossa työn laatu sekä sujuvuus ovat positiivisesti yllättäneet jopa kokeneen talousjohtajan.
Logstor tarjoaa asiakkailleen kaukolämmön sekä -viilennyksen ratkaisuja ympäri maailman – missä ikinä lämpöä tai viileyttä tarvitaankaan. Vastuullisia ja ekologisia ratkaisuja hyödyntävä Logstor onkin alansa markkinajohtaja Suomessa.
Talousjohtaja Eija Skorokhodin mukaan palkanlaskenta on ollut ulkoistettuna yrityksessä jo pitkään.
”Palkanlaskenta on ollut meillä ulkoistettuna jo yli kymmenen vuotta, mikäli olen onnistunut historiatietoja oikein penkomaan. Jo edeltäjäni oli ajatellut kilpailuttaa palkanlaskennan, joten pohjamateriaalia oli jo jonkin verran tarjolla.”
Vuonna 2018 tilintarkastuksessa saatu kommentti pisti kuitenkin miettimään palkanlaskennan ulkoistuksen hyötysuhdetta. Uuden tilintarkastajan mukaan palkanlaskennasta toimitetuissa kirjausmateriaaleissa oli paljon hiomisen varaa. Tämä laittoi liikkelle jo aiemmin suunnitellun prosessin palkanlaskentakumppanin vaihtamisesta. Kilpailutuksen jälkeen Logstor päätyi valitsemaan Greenstepin palkkahallinnon kumppaniksi.
Aktiivista yhteistyötä puolin ja toisin
Alkuvaiheen jälkeen kumppanuussuhde lähti nopeasti lentoon molempien osapuolien ollessa aktiivisia toimijoita.
Etenkin palkanlaskennassa loppukäyttäjien virheiden sietäminen voi olla hyvinkin matalaa – kukapa nyt haluaisi omassa palkkakuitissaan olevan jatkuvasti virheitä. Tästä syystä on ensisijaisen tärkeää, että molemmat osapuolet toimivat aktiivisesti suhteen eteen parhaita käytäntöjä kehittäen.
”Erityisen tyytyväinen olen siihen, että työmme on molemminpuolista ja aloitteellista. Prosesseja pyritään kehittämään yhdessä koko ajan. Palkanlaskija on hyvin aktiivinen ja hänellä on ideoita, miten asioita voidaan tehdä tehokkaammin. Tästä olen ollut jopa yllättynyt – en ole aiemmin kokenut tämänkaltaista yhteistyötä. Ulkoistuksia on toki ollut ennenkin, mutta tämä on ollut ehdottomasti niistä paras.”
Avoin viestintä ja tehokkaat järjestelmät onnistuneen yhteistyön keskiössä
Sujuvan palkanlaskennan ja prosessien kehittymisen kannalta on tärkeää, että kumppanuussuhteessa viestintä on avointa ja jatkuvaa. Luottamuksen ja yhteisen kemian kehittyminen vapauttaa huomattavasti resursseja itse ydintoimintaan.
Yli 30 vuoden kokemuksella, Skorokhod mieltää toimivan työskentelyn palkanlaskijan kanssa olevan suhteen onnistumisen avaintekijöitä.
”Kommunikaatio on todella tärkeää ja auttaa kehittämään prosesseja eteenpäin. Meillä toimii keskustelu- ja yhteisymmärrys palkanlaskijan kanssa äärettömän hyvin. Tämä on loistava yhteistyö – osittain varmasti myös henkilökemioista johtuen.”
Tehokas Mepco-järjestelmä on parantanut tietojen saatavuutta ja raportointia emoyhtiölle
Kun palkanlaskenta siirtyi Greenstepille, Logstor siirtyi käyttämään Mepco-järjestelmää myös henkilöstöhallinnossa. Nyt heillä on mahdollisuus omien raporttien keräämiseen Mepco-datasta, kun kaikki tiedot eivät ole enää vain palkanlaskijan takana piilossa.
”Kun siirsimme palkanlaskennan Greenstepille, hoidetaan palkanlaskenta Mepcolla. Meillä on pääsy Mepcoon ja saamme itsekin haettua tietoja sieltä. Tämä on loistavaa, ettei aina tarvitse vaivata palkanlaskijaa. Pystymme seuraamaan tarkemmalla tasolla asioita, kun tiedetään ja nähdään, että kirjaukset ovat oikein. Raportointi on helpottunut huomattavasti emoyhtiöön päin.”
Ja mitä alussa mainittuihin tilintarkastajiin tulee, Skorokhodin mukaan hekin ovat olleet varsin tyytyväisiä uuteen kumppaniin.
”Tilitarkastustoimisto antoi erittäin positiivista palautetta, kun viimeksi kävivät. Selvisimme tilintarkastajien kanssa muutamassa tunnissa siitä, missä aikaisemmin meni monta viikkoa.”
